Millainen on hyvä projekti?

Työ on korvautunut projekteilla. Työ ei ole muuttunut projekteiksi, koska kaikki projektit eivät vastaa työtä siten että niistä saisi palkkaa, työehtoja tai työyhteisön. Sen sijaan työn tilalle on tullut joukko limittyviä projekteja joista osa muistuttaa työtä siten että niistä saa palkkaa ja niitä tehdään työyhteisössä, kun taas osa muistuttaa enemmänkin harrastuksia sikäli, että niitä tehdään vapaaehtoisesti, työaikojen ulkopuolella ja ilman korvausta. Vapaa-ajan projektit usein johtavat työprojekteihin tai muuttuvat niiksi. Tehokkain tapa pitää kiinni omasta relevanssistaan työelämässä onkin nykyään se, että pitää jatkuvasti käynnissä useita erilaisia projekteja. Huonosti hoidetut projektit voivat kuitenkin olla raastavia, tuloksettomia ja epämääräisiä. Kaikkialla on projekteja, mutta mitä oikeastaan tarkoitetaan, kun puhutaan projektista?

Työnkaltaisia ja harrastuksenkaltaisia projekteja yhdistää se, että molemmat ovat ajallisesti rajattavissa. Toki esimerkiksi projektirahoitukselle voidaan hakea jatkoa ja usein on vielä projektin lopullakin epäselvää, milloin projekti päättyy. Kaikille on kuitenkin selvää, että asiat, joita kutsutaan projekteiksi päättyvät joskus. Työn leimallinen piirre taas oli se, että sitä ei mielletty päättyvänä asiana, vaan ihmisen osana joka jatkuu läpi ja yli elämän. Etymologisesti ’projekti’ tulee latinan sanasta proiectum, eteen heitetty, suunnitelma (pro = eteen, iactus = heittää). Projekti on siis jokin josta voidaan esittää suunnitelma, eli jolle on osoitettavissa päätepiste ja suunta.

Hyvän projektin leimallinen piirre onkin projekti-sanan ydinmerkityksen toteutuminen: hyvällä projektilla on

  1. suunta eli tavoite,
  2. toteuttamissuunnitelma sekä
  3. ennalta päätetty loppumishetki.

Projekti ilman tavoitteita on epävakaata perustoimintaa

Projektielämässä tuttu piirre on erilaisen projektirahoituksen hakeminen. Rahoittajilla on omat tiukat kriteerinsä rahoituksen myöntämiselle, ja taitava hakija osaa projektisuunnitelmassaan vedota niihin. Rahoittaja määrittää sitten, mihin mennessä rahoitus on käytettävä, eli projektin loppumisajankohdan. Näin koossa on hyvän projektin kolmesta piirteestä kaksi, suunnitelma ja päätepiste. Usein projektin tavoite jääkin kaikkein hämärimmäksi. Halutaan ”tehostaa tavoittavuutta”, ”lisätä yhteistyötä”, ”edistää vetovoimaa” ja niin edelleen. Mutta tavoitellut tulokset eli muutokset ihmisten toiminnassa ja tuotokset eli konkreettiset esineet tai materiaalit jäävät usein miettimättä rahoitusvaiheessa. Sen jälkeen onkin niin kiire toteuttaa määräajassa, ettei näihin enää ehditä palaamaan.

Ilman tavoitetta eli suuntaa projekti muuttuu määräaikaisrahoitteiseksi rutiinitoiminnaksi. Jos perustoimintaa taas rahoitetaan määräaikaisesti, se on huonolla pohjalla. Olipa kyse henkilökohtaisesta taloudesta, yhdistyksestä, virastosta tai yrityksestä, toimivan arjen edellytys on että on kuviteltavissa mistä sen taloudelliset resurssit pitkällä aikavälillä tulevat. Muuten arki muuttuu toimeentulosta murehtimiseksi, eikä toiminta etene. Siksi rutiinitoiminnan projektirahoittaminen on huono idea.

Projekti ilman suunnitelmaa ei toteudu

Joskus kun rahoitus projektiin tulee organisaation sisältä tai muuten löyhäkätisemmin, ollaan tilanteessa jossa projektilla on vahva ja puhutteleva tavoite sekä aikamääre, mutta ei toteuttamissuunnitelmaa. Ilman suunnitelman luomia raameja silta nykytilanteen ja tavoitteen välisen kuilun yli puuttuu. Kukaan ei tiedä, mitä askeleita pitäisi ottaa, joten askeleita ei joko oteta tai ne vievät väärään suuntaan. Voidaan tehdä ihan hyvää toimintaa, mutta se ei lähennä tavoitetta. Suunnitelman puuttuminen on tyypillisempi virhe aloittelijoilla kuin pitkän linjan projektiaddikteilla. Projekti ilman kelpoa toteuttamissuunnitelmaa ei ole toteuttamiskelpoinen.

Projekti ilman määräaikaa muuttuu taakaksi

Tilanteissa, joissa projekti on usean rahoituslähteen tai taustatahon suojeluksessa, ja sillä on ammattimainen vetäjä joka viihtyy toimessaan, saattaa käydä niin että projektilta puuttuu aikamääre. Asetetaan selkeä tavoite ja luodaan suunnitelma sinne pääsemiseksi, mutta koska kaikki pitävät hanketta niin arvokkaana ja toivovat sen muuttuvan perustoiminnaksi, sille ei anneta määräaikaa. Tämä on virhe, joka estää projektin muuttumisen perustoiminnaksi. Ilman määriteltyä pistettä, jossa projektin tulokset, tuotokset ja opit dokumentoidaan ja niistä tehdään johtopäätökset, projektista tulee painolasti jota kukaan ei uskalla irrottaa mutta jolla ei myöskään ole selkeää kantajaa.

Lopuksi: Onko elämä projektinhallintaa?

Elämä on täynnä projekteja. Elämä ei kuitenkaan itse ole projekti. Suunnitelman, aikamääreen saati tavoitteen asettaminen elämälle ei edistä kenenkään hyvinvointia. Jotta projektit eivät korvaisi elämää, onkin olennaista kyetä hallitsemaan projekteja siinä määrin, että kykenee erottamaan ne omasta elämästään. Huonot projektit kaatuvat ja hyvätkin päättyvät, mutta elämä on jatkumo. Kun on tunnistanut projektin, sille on luotava tavoite, suunnitelma ja aikataulu – ja muuten voi olla hunningolla!